Kunde weg – Etat verloren. Wie führen Sie Ihr Team aus der Krise?

Führungskräfte Coach Berlin: Wenn ein wichtiger Kunde die Zusammenarbeit beendet – und das auch noch ohne große Vorwarnung, ist das eine schwierige Situation für jede Führungskraft. Immer wieder berichten mir Klienten, zum Beispiel aus Agenturen, von der emotionalen  Achterbahnfahrt, die bei gewonnenen und verlorenen Etats ihren Arbeitsalltag prägt. Doch nicht selten löst der Verlust eines große Etats eine Krise aus, Gefühle wie Selbstzweifel, Enttäuschung, Wut und Angst tauchen auf. Es stehen Fragen nach Fehlverhalten oder Fehlentscheidungen im Raum. Die Stabilität des Teams kann ins Wanken geraten. Wie gehen Sie als verantwortliche Führungskraft mit dieser Situation um? Schon im vergangenen Herbst habe ich mich in meinem Blog mit dem Thema Fehlerkultur und dem Aufbau eines zielführenden Fehlermanagements beschäftigt. https://dehlercoaching.de/2013/10/fehlerkultur-fuehrungskraefte/

Krisenbewältigung als Prozess

Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten ist es Ihre Aufgabe, das Team nach dem Verlust eines Kunden souverän durch die Krise zu führen. Dabei ist es hilfreich, die Krisensituation als Prozess zu begreifen, den Sie als Führungskraft aktiv und bewusst gestalten. Gar nicht so einfach, denn auch Ihre eigenen Gefühle gilt es erst einmal zu verstehen und zu bewältigen. Geben Sie sich selbst dafür Raum, denn auch diese Emotionen sind Teil des Bewältigungsprozesses.

Und so könnte ein möglicher Prozessablauf aussehen:

1. Situationsanalyse auf Führungsebene

Zunächst ist es wichtig, auf oberster Führungsebene zentrale Fragen zu klären: Welche Aspekte haben den Etatverlust beeinflusst? Gibt es Hintergrund- oder nichtoffizielles Wissen zur Situation beim Kunden? An dieser Stelle ist es hilfreich, wenn Sie sich über die Führungsebene im eigenen Unternehmen und die Verantwortlichen auf Kundenseite rasch ein möglichst genaues Bild verschaffen.

Manchmal sind es externe Faktoren (zum Beispiel Einsparungen auf Kundenseite), die zum Verlust eines Etats führten. Oder aber das Matching Berater – Kunde war nicht stimmig. Versuchen Sie zu erkunden, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Die große Herausforderung ist dabei: Suchen Sie nicht nach dem einen „Schuldigen“ sondern sondieren Sie die Lage möglichst wertfrei.

2. Offene und klare Kommunikation mit dem Team

Kommunikation und Transparenz sind das A und O in dieser Situation. Sobald die Situation auf Führungsebene analysiert ist, sollten Sie zeitnah ein Teammeeting ansetzen. So können Sie den Kommunikationsfluss aktiv steuern ohne dass Ihnen der „Flurfunk“ oder gar die Branchenmedien zuvorkommen. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern die Situation und stellen Sie Ihre Sichtweise für mögliche Ursachen zur Verfügung. An dieser Stelle ist es wichtig, die Perspektive der Mitarbeiter einzubeziehen und diese zur gemeinsamen Aufarbeitung einzuladen. Das heißt: Die Mitarbeiter sollen Raum haben, eigene Eindrücke zu schildern und Fragen zu stellen. So wird klar, welche Faktoren in der Aufarbeitung noch berücksichtigt werden müssen.

Es ist Ihre Aufgabe, dem Team zu vermitteln, dass es jetzt darum geht, lösungsorientiert die Situation zu beleuchten und gemeinsam etwas aus der Krise zu lernen.

3. Lösungen erarbeiten – zum Beispiel anhand des Glaubenspolaritäten-Modells

Bei der Aufarbeitung einer Krisensituation arbeite ich gerne mit dem Schema der „Glaubenspolaritäten“, das von Matthias Varga von Kibed und Insa Sparrer entwickelt wurde. Dieses Modell ist bestens dazu geeignet, grundlegende Werte und Ausrichtungen von Systemen im Blick zu halten. Diese werden in der Form eines gleichschenkligen Dreiecks mit drei Polen dargestellt:

• dem Pol der Erkenntnis, des Wissens, der Strategie
• dem Pol der Ordnung, Struktur, Prozesse
• dem Pol des Vertrauens, des Miteinanders, der Verbindung

Anhand dieses Schemas lässt sich zum Beispiel untersuchen, in welcher Form bestimmte Werte in einer Person leben oder welche Werte die Kultur eines Unternehmens besonders stark beeinflussen. Um bei der Analyse des Kunden- oder Etatverlust zu bleiben: Eine Störung der Kundenbeziehung kann dadurch entstanden sein, dass von Seiten der Agentur einer dieser Pole nicht ausreichend bedient wurde – dieser jedoch für das Wertesystems des Kunden eine ganz zentrale Bedeutung spielte. Wurde zum Beispiel der Ordnungspol vernachlässigt, indem versäumt wurde, regelmäßig Protokolle über den Projektstand zu erstellen? Oder gab es eine Störung beim Vertrauenspol, da zu wenig persönlicher Kontakt gehalten wurde und zu viel über Email kommuniziert wurde?

Auch für die Entwicklung von Lösungsansätzen können Sie sich dieser Systematik bedienen und zum Beispiel folgende Fragen stellen:

• Erkenntnispol: Welches konkrete Wissen, welche Erfahrungen gewinnen wir als Unternehmen aus einem Etatverlust? Wie können wir dieses Wissen für künftige Kundenprojekte nutzen?
• Ordnungspol: Welche strukturellen Verbesserungen können wir vornehmen? Welche Verfahrensregeln helfen künftig, Fehler zu vermeiden? Wie verbessern wir unser Qualitätsmanagement?
• Vertrauenspol: Wie können wir einen guten Abschied zum Kunden gestalten? Was braucht es, damit wir die Aufarbeitung der Krisensituation abschließen und uns neuen Aufgaben zuwenden können?

Wenn Sie die Arbeit mit diesem Schema interessiert oder Sie weitere Fragen zum Thema haben, sprechen Sie mich gerne an.